Veelgestelde vragen

Algemeen

Ik heb een aanvraag per post gedaan, maar heb geen bevestiging gekregen. Is mijn aanvraag binnen?
Wij sturen alleen een ontvangstbevestiging bij digitale aanvragen. Wij werken er hard aan om uw aanvraag zo snel mogelijk te verwerken. U krijgt in ieder geval binnen 8 weken bericht.

Ik heb mijn aanvraag ingediend voor 31-12-2009, wat moet ik doen?
Dan komt u in aanmerking voor de overgangsregeling of de coulanceregeling. Kijk bij Regeling 2009 voor een toelichting.

Wat is DigiD voor ondernemers?
DigiD (spreek uit: die-gie-dee) staat voor digitale identiteit. De DigiD-inlogcode voor ondernemers vervangt uw handtekening waarmee u een papieren stuk zou ondertekenen voor uw bedrijf. Aan de hand van DigiD wordt uw identiteit vastgesteld, op deze manier kan men een aanvraag indienen. Dit kan ook voor de regeling Veiligheid Kleine Bedrijven. De behandeltijd van digitale aanvragen gaat vele malen sneller dan schriftelijk, daarom raden wij u aan uw aanvraag digitaal in te dienen. Let wel op! Een aanvraag voor Veiligheid Kleine Bedrijven kan alleen door ondernemers worden gedaan. Daarom kunt u geen aanvraag indienen met een DigiD voor burgers. U moet dus de DigiD voor ondernemers gebruiken. Hiermee wordt ook de belastingaangifte gedaan voor uw bedrijf. Indien u geen DigiD voor ondernemers heeft kunt u deze aanvragen bij de Kamer van Koophandel, www.kvk.nl

AANVRAGEN SUBSIDIE EN SCAN

Wie kan de beveiligingsscan en subsidie aanvragen?
De beveiligingsscan is bedoeld voor kleine ondernemers. Zij moeten aan de volgende voorwaarden voldoen:
-maximaal 10 medewerkers (in FTE’s ¹) bij één vestiging
-maximaal 5 vestigingen, elke vestiging telt maximaal 10 medewerkers (in FTE’s)
-ingeschreven bij de Kamer van Koophandel
Er moet eerst een aanvraag voor subsidie worden gedaan, voordat de beveiligingsscan wordt uitgevoerd.
1) FTE is een afkorting van het “full-time equivalent”. Hoeveel uren dit per week is, is afhankelijk van de CAO. Als er part-time medewerkers zijn, kunnen die hiermee worden omgerekend naar het aantal volle werkweken dat wordt gewerkt.

Kan ik een beveiligingsscan uit laten voeren voor de subsidieaanvraag?
Nee. Voor de subsidieregeling Veiligheid Kleine Bedrijven 2010 moet u eerst een aanvraag indienen. Officieel mag u daarna de scan laten uitvoeren en maatregelen nemen. Als u zeker wilt zijn dat u subsidie ontvangt, moet u wachten tot u een subsidiebeschikking heeft ontvangen.
Als u voor 16 maart 2010 een beveiligingsscan hebt laten doen, kunt u hiervoor wel subsidie krijgen. U kunt hiervoor een gewone aanvraag indienen. De beveiligingsscan mag niet ouder zijn dan 6 maanden op het moment dat u een aanvraag doet.

Kan ik zelf een beveiligingsadviseur kiezen?
Ja, voorwaarde is wel dat u eerst een aanvraag moet indienen. Op het landkaartje staan de adviseurs per regio die voldoen aan de door Economische Zaken gestelde eisen en die de scan kunnen uitvoeren. De ondernemer kiest zelf de adviseur, waarmee hij een afspraak kan maken voor de scan.

Hoe vraag ik subsidie Veiligheid Kleine Bedrijven aan?
U vraagt eerst subsidie aan voor de beveiligingsscan en maatregelen. Daarna kunt u een afspraak maken met de beveiligingsadviseur en kunt u maatregelen uit de beveiligingsscan treffen. U mag officieel kosten maken nadat u de aanvraag heeft ingediend, maar u bent pas zeker van de subsidie als u de subsidiebeschikking binnen heeft. U kunt de subsidie aanvragen via DigiD voor ondernemers. Wij raden u aan om dit te doen, aangezien u dan sneller een beschikking ontvangt en u aan de slag kunt. Als u toch een papieren aanvraag wilt doen, download dan het formulier downloaden bij Aanvragen subsidie. Of vraag de helpdesk om u er één op te sturen. Als u een papieren aanvraag doet, ontvangt u geen ontvangstbevestiging, wel een bericht of u subsidie krijgt (uiterlijk binnen 8 weken).

VOORWAARDEN

Wat zijn de voorwaarden voor de subsidie?
De subsidie op beveiligingsscan en maatregelen is bedoeld voor kleine bedrijven. Zij moeten aan de volgende voorwaarden voldoen:
-maximaal 10 medewerkers (in fte’s¹) bij één vestiging
-maximaal 5 vestigingen, elke vestiging telt maximaal 10 medewerkers (in fte’s)
-ingeschreven bij de Kamer van Koophandel
Er moet eerst een aanvraag voor subsidie worden gedaan, voordat de beveiligingsscan wordt uitgevoerd.
1) een fte is een afkorting van het “full-time equivalent”. Hoeveel uren dit per week is, is afhankelijk van de CAO. Als er part-time medewerkers zijn, kunnen die hiermee worden omgerekend naar het aantal volle werkweken dat wordt gewerkt.

Alleen de maatregelen die zijn aanbevolen in de scan worden gesubsidieerd. Uitgesloten zijn onderhoudskosten of maatregelen die wettelijk niet zijn toegestaan. Ook kosten die elders al gesubsidieerd worden komen niet in aanmerking.
Het gaat om beveiliging tegen criminaliteit, maatregelen voor brandveiligheid worden dus niet vergoed.

Kunnen bedrijfsverzamelgebouwen ook de scan en subsidie gebruiken?
De subsidie Veiligheid Kleine Bedrijven is bestemd voor individuele bedrijven. Meerdere bedrijven kunnen dus niet samen één subsidieverzoek indienen. Iedere bedrijf moet dat voor zich doen. Wel kunnen bedrijven natuurlijk onderling afspraken maken over bepaalde kosten.

Kan er een scan worden uitgevoerd bij een bedrijf dat nog geen vestiging heeft (wel locatie) aan de hand van bouwtekeningen?
Ja, dit kan.

Ik heb geen echte vestiging, omdat ik geen vaste werkplek heb. Kan ik wel subsidie krijgen?
U kunt de beveiligingsscan laten doen voor middelen voor de uitvoering van uw bedrijfsvoering. Het gaat hierbij bijvoorbeeld om een taxi, vrachtwagen of bedrijfsbus als daar het materiaal voor de uitvoering van uw beroep in zit (bijvoorbeeld een loodgieter). Ook is het mogelijk voor een bouwbedrijf om de (eigen) bouwkeet beter te beveiligen met behulp van de subsidie.

Kan ik subsidie krijgen als ik mijn bedrijfsactiviteiten thuis uitvoer?
Ja, dat kan. De beveiligingsscan is dan gericht op de (extra) beveiliging die voor de bedrijfsvoering noodzakelijk is. Een goede beveiliging van de woning is daarbij een randvoorwaarde die buiten de subsidie valt.

Komen verenigingen/stichtingen in aanmerking voor subsidie?
Verenigingen met volledige rechtsbevoegdheid (dat zijn die verenigingen waarvan de statuten in een notariële akte zijn opgenomen) komen in aanmerking voor subsidie. In de statuten moet vermeld staan dat zij economische activiteiten voeren en winstoogmerk hebben.
Ditzelfde geldt voor stichtingen.

VERGOEDING/SUBSIDIE

Wat wordt er vergoed binnen de subsidie Veiligheid Kleine Bedrijven?
In 2010 kan de ondernemer maximaal € 1.000 subsidie aanvragen voor scan(s) en maatregelen. Het maximum subsidiebedrag per beveiligingsscan is € 300 met € 50 eigen bijdrage. Is de scan duurder dan 350 euro? Dan betaalt de ondernemer zelf de extra kosten. Hierover maakt de ondernemer zelf afspraken met de scanner.
Daarnaast worden de maatregelen die door de beveiligingsadviseur worden aangeraden, voor de helft (maximaal 700 euro) vergoed via de subsidie. Dit is onafhankelijk van de daadwerkelijke prijs van de gedane scan. Hiermee wordt voorkomen dat ondernemers met een hoog risico een goedkopere veiligheidsscan laat doen die voor het risico onvoldoende uitgebreid is. De veiligheidsscan op maat is namelijk de basis van de subsidie. Daarbij moeten kosten ondergeschikt zijn aan kwaliteit.
Als u meerdere veiligheidsscans laat doen, gaat dit van de € 700 af, omdat het maximale subsidiebedrag voor veiligheidsscans en veiligheidsmaatregelen samen € 1000 is.

Wel vergoed:
• Alleen maatregelen die de beveiligingsadviseur aanraadt, worden vergoed.
• Als lease of huur resulteert in eigendom, kan de hele contractperiode worden vergoed, waarbij service alleen voor één jaar.
• De kosten moeten duidelijk blijken uit een contract, factuur en/of betaalbewijs.
• Alleen kosten waarvan de ondernemer een contract (bij huurkoop) of betalingsbewijs (bij koop) heeft, komen voor subsidie in aanmerking. Deze betaalbewijzen kunnen gecontroleerd worden.

Deels vergoed:
• Andere maatregelen die terugkerende kosten met zich meebrengen, zoals een servicecontract met bijvoorbeeld private beveiligingsbedrijven, lease of huur van apparatuur worden maximaal één jaar vergoed.

Niet vergoed
• Als het niet in het beveiligingsadvies staat, wordt het niet gesubsidieerd.
• Onderhoudskosten worden niet vergoed, ook niet bij huurkoop.
• Het gaat om beveiliging tegen criminaliteit, maatregelen voor brandveiligheid worden dus niet vergoed.
• Aanbevelingen die wettelijk niet zijn toegestaan of onderhoudskosten worden per definitie uitgesloten van subsidie.
• Maatregelen die elders al gesubsidieerd zijn komen niet in aanmerking.
• Eigen uren of uren van medewerkers komen niet voor subsidie in aanmerking.
• Heeft de ondernemer geen betalingsbewijs? Dan kan hij de kosten ook niet declareren.

Wat als een maatregel meer kost dan wat in de subsidieaanvraag 2009 staat?
U kunt niet meer subsidie krijgen dan wat u in 2009 heeft aangevraagd. Als u meer kosten heeft, krijgt u de gehele subsidie die u heeft aangevraagd, maar niet meer.

Wel werken we met een totaalbedrag. Dat betekent dat er niet wordt gekeken naar de subsidie per maatregelen, maar naar het totale subsidiebedrag. Dus als u subsidie heeft aangevraagd voor meerdere maatregelen, is het niet erg als sommige maatregelen duurder zijn en anderen goedkoper, als u maar binnen het totaalbedrag blijft.

Hoe krijg ik de vergoeding voor de beveiligingsscan en maatregelen?
U vraagt eerst subsidie aan voor de beveiligingsscan en maatregelen. Daarna kunt u een afspraak maken met de beveiligingsadviseur en kunt u maatregelen uit de beveiligingsscan treffen. U mag officieel kosten maken nadat u de aanvraag heeft ingediend, maar u bent pas zeker van de subsidie als u de subsidiebeschikking binnen heeft. U kunt de subsidie aanvragen via DigiD voor ondernemers. U kunt ook een papieren aanvraag indienen. Dit duurt echter langer.

Bij digitale aanvraag ontvangt u een ontvangstbevestiging per mail en later een beschikking per post. De beschikking is de toekenning van de subsidie. Bij papieren aanvraag ontvangt u geen ontvangstbevestiging, alleen een beschikking.
De beveiligingsscan en maatregelen moet u binnen 6 maanden na datum van de beschikking realiseren.

BEVEILIGINGSSCAN

Wat is de beveiligingsscan?
De beveiligingsscan helpt kleine ondernemers bij het veiliger maken van hun zaak. Zodat zij nog beter criminaliteit en vandalisme kunnen voorkomen. In ongeveer anderhalf uur onderzoekt een expert de onderneming op zwakke plekken in de organisatorische, bouwkundige en elektronische veiligheidsmaatregelen. Na afloop van de scan worden de uitkomsten met de ondernemer besproken. De ondernemer krijgt daarna een rapport met concrete aanbevelingen om de veiligheidsrisico's binnen de onderneming te verminderen.

Op welke onderdelen wordt er gescand?
De beveiligingsexpert onderzoekt de onderneming op zwakke plekken in de organisatorische, bouwkundige en elektronische veiligheidsmaatregelen en hun onderlinge samenhang. Hij geeft hiervoor in het vrijblijvende beveiligingsrapport concrete aanbevelingen:
- Organisatorische aspecten
Hoe zorg je dat je personeel alert is op criminaliteit? Hoe controleer je je personeel? Hoe ga je om met interne criminaliteit?
- Bouwkundige omstandigheden
Hoe is jouw zaak ingericht? Heb je als werknemer het overzicht? Is de inrichting helder en logisch? Kunnen klanten achter de schermen komen? Op welke toegangswegen tot je pand heb je onvoldoende zicht?
- Elektronische mogelijkheden
Hoe beveilig je jouw zaak? Zijn er elektronische poortjes nodig? Hangen jouw camera’s op de juiste plek?

Wie voert de beveiligingsscan uit?
Nadat de ondernemer subsidie heeft aangevraagd, kan de ondernemer zelf met een onafhankelijk beveiligingsexpert uit zijn regio een afspraak maken voor de beveiligingsscan. Op de website staan adviseurs, die voldoen aan de strenge eisen.

Van wie is de beveiligingsscan?
De beveiligingsscan is vertrouwelijk en alleen bedoeld voor de ondernemer. De beveiligingsadviseur mag de gegeven informatie niet voor andere doeleinden gebruiken. De ondernemer bepaalt zelf of hij de adviezen overneemt of niet.

DECLARATIE

Hoe moet een ondernemer de kosten declareren?
In de beveiligingsscan staat welke maatregelen de ondernemer kan nemen. De ondernemer voert deze maatregelen binnen 6 maanden na datum van de beschikking uit. Als alle maatregelen zijn genomen, kan hij de kosten declareren via één van onderstaande formulieren. Stuur het formulier op met een kopie van de geadviseerde maatregelen en betaalbewijzen naar AgentschapNL. Als het gedeclareerde bedrag akkoord is, wordt dit binnen 8 weken betaald.

Heeft u in 2010 subsidie aangevraagd, gebruik dan formulier: Kosten declareren.
Heeft u al in 2009 subsidie toegekend gekregen, gebruik dan formulier: Kosten declareren 2009

Hoe lang duurt het voordat de declaratie wordt uitbetaald?
Als alle gegevens volledig zijn ingevuld én de declaratie is goedgekeurd door AgentschapNL, wordt het uit te keren bedrag binnen 8 weken uitbetaald.

DIVERSEN

Wat is de-minimissteun?
Bij het verlenen van subsidies - zoals in deze VKB-regeling - is de overheid gebonden aan de . We spreken van staatssteun als de overheid ondernemers steunt met geld en hen daardoor een concurrentievoordeel geeft ten opzichte van buitenlandse bedrijven. Dat mag in principe niet, maar er worden uitzonderingen gemaakt als het bijvoorbeeld om kleine bedragen gaat. Dit is beschreven in de zogenaamde Verklaring de minimissteun. Die geeft maximumbedragen die een ondernemer in drie jaar mag ontvangen zonder dat het onder de (verboden) staatssteun valt. Om te bewijzen dat u niet meer steun van de overheid krijgt dan mag, moet u op het aanvraagformulier aangeven of en, zo ja, hoeveel de minimis-steun u de afgelopen drie jaar heeft ontvangen.

Elke onderneming mag gerekend over een periode van drie jaar maximaal €200.000 aan de minimis-steun ontvangen. Hierbij gelden 2 uitzonderingen:
- Voor ondernemingen uit de sector wegvervoer is het maximaal toegestane bedrag aan te ontvangen de minimis-steun over een periode van drie jaar beperkt tot € 100.000.
- Voor ondernemingen uit de primaire landbouwproductie is maximaal toegestane bedrag aan te ontvangen de minimis-steun over een periode van drie jaar beperkt tot €7.500.

Hoe wordt de declaratie van de ondernemer gecontroleerd?
Uw declaratie wordt beoordeeld door medewerkers van de regeling Kleine Bedrijven. Daarnaast wordt er op steekproefbasis diepgaander gecontroleerd. U kunt gevraagd worden om aanvullende relevante informatie. Vervolgens kan de ondernemer ook gecontroleerd worden of de maatregelen daadwerkelijk gerealiseerd zijn. In dit geval komt een adviseur van AgentschapNL op bezoek. Bovendien kan er contact opgenomen worden met de leverancier over de levering en kosten van de betreffende maatregelen.

Hoe handelt Agentschap NL bij (vermeende) fraude?
Als er onregelmatigheden en/of verdere onduidelijkheden in de declaratie worden aangetroffen, dan komt het Team Handhaving van AgentschapNL in actie. Zij controleren of er een misverstand is, of dat de ondernemer bewust de declaratie verkeerd heeft ingevuld (fraude). Als er een gegrond vermoeden van fraude is, doet AgentschapNL hiervan aangifte bij het Openbaar Ministerie (OM). Het OM neemt vervolgens de zaak in behandeling en kan tot strafrechtelijke vervolging van de betreffende ondernemer overgaan.

Is de ondernemer verplicht de aanbevelingen uit de beveiligingsscan uit te voeren?
Nee. Met het beveiligingsrapport hoeft de ondernemer in principe niets te doen. Ook als de ondernemer geen maatregelen neemt, kan hij 300 euro subsidie ontvangen voor de scan.

Als een ondernemer niet eens is met de uitkomsten van de beveiligingsscan, waar kan hij dan zijn beklag doen?
Bij AgentschapNL, die de regeling uitvoert namens het ministerie van Economische Zaken.

Contactgegevens AgentschapNL:
Team Veiligheid Kleine Bedrijven
Telefoon helpdesk (iedere werkdag tussen 9-12 uur): 088-6025858
E-mail: vkbinfo@agentschapnl.nl